OneDoc

介助する日々から、見えてきた課題

OneDocの出発点は、山口が障害のある生活を送ることになり、中村が介助者として入院や書類申請を手伝った経験です。生活が大きく変わる中で、本人にも支える側にも、複雑な手続きを理解し、数多くの書類をそろえる負担が重なっていました。

その経験を個人の困りごとで終わらせず、デザインとテクノロジーで軽くできないか。OneDocは、KAKKO E にとって、自分たちの暮らしから仕組みを考える重要なプロジェクトです。

申請の全体像を、一つの図に

入院の手続き、高額医療の請求、身体障害者手帳、指定難病の医療助成。それぞれに必要な書類と、その取得・提出・受け取りまでを描き出しました。黒い注記は、介助する中で負担を感じた箇所です。

当時のMiro原図の項目・分岐・注記を省略せず再配置しています。制度名・窓口名・表記も原文のままです。現在の申請案内ではありません。

書類の向こうに、本人と介助者の暮らしがある

当時の申請フローと関係者を整理すると、書類を記入する作業だけでなく、人に頼むことや情報を共有することにも負担があると分かりました。

1. 01

   同じ情報を、何度も書く

   名前や住所などを、書類ごとに繰り返し記入する。必要な書類の多さに加え、修正や更新にも時間がかかりました。

2. 02

   手伝うために、書類が増える

   本人に代わって手続きを進めようとすると、委任状や本人確認の準備が必要になる。支えたい気持ちだけでは進められない場面がありました。

3. 03

   手続きの全体像が、見えにくい

   病院や行政など、関わる窓口も提出先もさまざま。更新時期も異なり、入院中に自宅へ書類が届くなど、生活の状況と手続きの流れが合わないこともありました。

一度の入力を、書類づくりと支え合いにつなげる

そこで考えたのが、使い慣れたLINEから基本情報を登録し、その情報を使って書類を作成する仕組みです。パソコンや、スマートフォンでのWordファイルの編集が苦手な人でも、入力を進めやすい形を目指しました。

1. 01LINEで基本情報を入力
2. 02登録情報から書類を作成
3. 03PDFを受け取り、介助者へ共有

試作では、LINEとGoogleスプレッドシートを組み合わせ、委任状のPDFを作成・共有する流れを試しました。目指すのは書類の自動化だけでなく、本人が必要な支えを頼みやすく、介助者も手伝いやすい環境です。

障害の状況も、介助者の仕事や暮らしも、人によって異なります。一つの経験をすべての人に当てはめず、それぞれの困りごとを共有しながら、仕組みを考えていきます。

当時の課題整理・構想・試作を紹介しています。現在利用できる機能や、現行の申請手順を示すものではありません。

暮らしの困りごとを、仕組みの設計へ

「同じ情報を何度も書く」「手伝いをすることで書類が増える」。介助の中で生まれた実感を付箋に書き出し、本人・介助者・家族・医療者・行政の関係と、書類が動く経路を整理しました。

1. 01　経験を可視化する

   書類の数、提出回数、修正、自署、ハンコ、本人確認、更新時期。手続きの各段階で何が負担になるのかを、申請フローに重ねて考えました。

2. 02　届ける相手と入口を考える

   障害者・介助者・介護者になったばかりの人を想定。介助者がWebで調べたときに登録しやすい流れや、病院でサービスを知る入口、LINEへの案内を検討しました。

3. 03　入力・書類・共有を設計する

   LINEで基本情報を入力し、Googleスプレッドシートへ登録。書類のひな形に情報を反映し、PDFを相手に渡す流れへ。設計書・サンプルの委任状・登録情報を照らし合わせ、試作を進めました。

4. 04　試作と、残る課題を整理する

   ボードには「印刷機能の実装」「書類フォーマットの整理」「入力項目の整理」「どこまでの書類を想定するのか整理」が検討事項として残されています。書類作成の補助から、委任しやすい環境へつなげることを考えています。

Botのユーザーフロー

以下はMiroに記載された当時の10ステップです。コマンド名・入力項目・表現をそのまま掲載しています。

1. 01サービスを知る
2. 02QRコードから友達登録
3. 03アプリをダウンロード(友達になる)
4. 04「会員登録」コマンドを入力
5. 05「名前」「ふりがな」「誕生日」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を入力
6. 06「メニュー」コマンドを入力
7. 07「委任状発行」コマンドを入力
8. 08システムよりPDFダウンロードの「URL」が返ってくる
9. 09「入力された委任状」が表示
10. 10画面右上のボタンから表示されたファイルを委任者に転送へ

一人の経験から、異なる状況を想像する

制作を進める中で、本人と介助者の状況は複雑で、困りごとそのものが共有・理解されにくいのではないか、という仮説も生まれました。障害の種類だけでなく、支える人の仕事や生活との組み合わせも考える必要があります。

オンライン申請や、委任状を必要としない環境、さまざまな相談に応えるBotも、今後の方向として検討しています。これらは当時の構想であり、実装済みの機能ではありません。

情報をひとつに。使う人に、親しみを

OneDocという名前には、たくさんの情報を一か所にまとめ、書類を一元管理するという意味を込めています。一元管理の「1（One）」と、犬の鳴き声の「ワン」を重ねました。

ロゴマークのモチーフは、数字の「1」と犬の横顔。犬の親しみやすい姿を通して、テクノロジーが苦手な人にも使いやすい仕組みであることを表現しています。